Generalforsamling 2020
Referat af Ellinge Strand Grundejerforenings ordinære Generalforsamling
afholdt den 15. august 2020, i feriekolonien ”Lyngborgen”, Ellinge Lyng.
Fremmødte:
53 deltog fra 32 parceler. Parcellerne var repræsenteret således:
Toftevej nr. 22, 28, 29, 33, 37, 39, 51, 57
Syrenvej nr. 13, 15, 16, 17, 28, 30, 36, 38, 42, 50, 54, 66, 80, 82, 88
Gl. Kongevej nr. 16, 20, 24, 28, 32, 34, 38, 40, 44
Fra bestyrelsen deltog: Formand Jørgen Christoffersen, Næstformand Lisbeth Stilling, kasserer Lone Christoffersen, Bestyrelsesmedlem Lene Holst Merrild, samt suppleanterne: Bo Friis og Britt Heinzmann. Afbud fra Bestyrelsesmedlem Jan Rasmussen.
Dagsorden:
- Valg af Dirigent
- Oplæsning af bestyrelses- og generalforsamlingsprotokol
- Beretning om foreningens virksomhed
- Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse
- Bestyrelsens forslag til budget og kontingent for det kommende år
- Indkomne forslag
- Valg til bestyrelse
På valg er:
Kasserer Lone Christoffersen (er villig til genvalg)
Bestyrelsesmedlem Jan Rasmussen (er villig til genvalg) - Valg af suppleanter til bestyrelsen
Suppleant Bo Friis (er villig til genvalg)
Suppleant Britt Heinzmann (er villig til genvalg) - Valg af 2 revisorer:
Line Groth Andersen (er villig til genvalg)
Kirsten Rasmussen (er villig til genvalg) - Eventuelt
Ad 1. Valg af dirigent
Formanden foreslog valg af Bo Friis (SY 54) som dirigent, hvilket generalforsamlingen tiltrådte.
Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt i henhold til foreningens vedtægter.
Ad 2. og 3. blev varetaget ved bestyrelsens beretning for perioden 17.8.2019-15.8.2020
Formanden, Jørgen Christoffersen forestod beretningen om foreningens virksomhed suppleret med indlæg fra Britt Heinzmann og Lene Holst Merrild.
Beretningen var blevet udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
Hjertestarter: Der er indkøbt og opsat en hjertestarter ved Lili Koch, SY 17. Den er opsat i et varmeskab, så den er funktionsdygtig hele året. Der er etableret bi måler, så strøm kan afregnes separat. I forlængelse af sidste års generalforsamling afholdt vi et hjertestarterkursus, hvilket vi havde håbet at kunne gøre igen i år. Pga. Coronakrisen er kurset udskudt til næste år. Bestyrelsen besluttede efterfølgende at gøre kurset gratis for de deltagende, da det er en fordel for alle, at så mange som muligt, kan yde førstehjælp. Det bliver også gratis næste år.
Henning Dons Gl. Kongevej 40 tilbød via sit firma at tilbyde kurset gratis. Mange tak for det. Han tilføjede, at vores hjertestarter ikke er registreret i hjertestarter app`en, da det ville kræve, at vi får tilknyttet en eller flere ”Hjerteløbere”, hvilket ikke er muligt på nuværende tidspunkt.
Broen: Den årlige brodag måtte desværre aflyses i år pga. Coronakrisen. På daværende tidspunkt så den fin ud, men desværre blev det efterfølgende udsat for hærværk 3 aftener i træk. Flere bestyrelsesmedlemmer rykkede ud og reparerede den med nye brædder. Efterfølgende har bestyrelsen udskiftet 20 brædder, som ikke havde det så godt.
Formanden har et stort lager af brædder m.v. liggende fra sidste år, så reparation kunne lade sig gøre uden udgift i år. Der er stadig en del brædder tilbage. Bestyrelsen opfordrer til, at man melder til formanden, hvis der er problemer med brædder på broen – og man er selvfølgelig velkommen til selv at hente brædder og reparere broen.
Vejene: Bestyrelsen ved Jan Rasmussen har brugt meget tid på igen at gennemgå Pinsestien og fjerne grene og kratudhæng der kunne være til gene, så den i dag fremstår fin og fremkommelig.
Vi har et stort problem med den meget omfattende tunge trafik på Gl. Kongevej, en trafik, der fik flere af vore medlemmer til at rette henvendelse til bestyrelsen om det var muligt at spærre vejen ved nr. 46.
I slutningen af marts henvendte formanden sig til Odsherred Kommune om opsætning af bom. Vi forventer at få en endelig afklaring senere på året.
Det er en langsommelig proces, hvor vi skal have godkendelse både fra Kommunen og Politiet.
Spørgsmål/indlæg
Der er lagt ny vejbelægning på Gl. Kongevej, men flere beboere klagede over, at den er blevet svær både at cykle og gå/løbe på.
Der er ikke lagt stabilgrus over, men det vil bestyrelsen overveje at få gjort nu.
SY17 opfordrer til, at man fjerner kogler fra sit stykke af vejen, da de ødelægger vejbelægningen.
Flere klager over, at der stadig køres for stærkt på alle vejene. Det er en desværre en næsten umulig procedure at lave bump eller lignende forhindringer på vejene.
Man opfordres til at tage nummerplade oplysninger på dem, der kører for stærkt og sende dem til formanden, der vil skrive til ejerne med henstilling om at tage hensyn.
SY 80 opfordrede til, at vi ikke gør det til en ”politiforening”, og at vi holder den gode tone og sørger for at hilse, når vi mødes, hvilket flere samtykkede i, blandt andre Gl. Kongevej 38, der opfordrer os, til at informere vores gæster og håndværkere om, at køre stille på vejene.
TO 29 beder bestyrelsen om, at Lyngborgen informeres om at holde lav hastighed.
Flere foreslog, at vi sætter depositum ved byggeri op fra 5.000 kr. til 10.000 kr.
Depositum skal betales, hvis der ved byggeri kan være risiko for at vejene ødelægges.
Bestyrelsen tager forslaget til efterretning.
Vejene:
Vi har gennem tiderne haft dialog med ejerne af Syrenvej 2-14 vedrørende bidrag til reparation af Syrenvej, hvilket der tidligere har været afsagt vejbidragskendelse fra Trundholm Kommune.
Formanden og Kasseren afholdte i samme anledning et møde med Birgitte Opsahl som talsmand for flere af ejerne, og der er nu enighed om, at de fremover alle betaler kr. 300,00 om året i vejbidrag.
Hjemmesiden https://ellingestrand.dk
Britt informerede om vores hjemmeside, der løbende opdateres og som fremadrettet ajourfører denne med de aktuelle informationer, som bestyrelsen udsender til medlemmerne.
Bemærk venligst at der er et link til Odsherred forsyning, som konstant bliver opdateret med de sidste nye informationer om kloakeringen i området.
Facebookgruppe
Henning Dons Gl. Kongevej 40 har for flere år siden oprettet Facebookgruppen “Grundejerforeningen Ellinge Strand”. Bestyrelsen har fået hans tilladelse til at overtage gruppen og ændre den til en lukket gruppe kun for foreningens medlemmer.
Gruppen administreres af et til enhver tid siddende medlem af bestyrelsen med henblik på at sikre, at medlemmerne som accepteres til gruppen, har tilknytning til en adresse i Grundejerforeningen. Britt vil være den primære ansvarlige.
Det er hensigten at gruppen skal bruges af medlemmerne til intern kommunikation, og ikke som kommunikation mellem bestyrelsen og medlemmerne.
Alt lige fra anbefalinger af lokale seværdigheder og restauranter til efterlysninger af legeaftaler, lån af fiskestænger, arbejdskraft med mere.
Der kommer nærmere besked om, hvordan man tilmelder sig gruppen.
Skilte:
Bestyrelsen har gennemgået skiltene på vore veje og har udskiftet dem der var i dårlig stand. De skilte, der er opsat på begge sider af broen, er opsat af forsikringsmæssige årsager, da færdsel på broen er på eget ansvar.
Dette er nødvendigt af hensyn til den ansvarspådragelse vi kan få, hvis markeringen ikke er tydeliggjort. Skiltene er vendt så det ikke genere de matrikelejere, der har udsigt til vandet.
Ordensreglement
Formanden indskærpede igen vores ordensreglement, og at bestyrelsen er den påtaleberettigede. Ordensreglementet findes på foreningens hjemmeside med en beskrivelse af de forhold man skal være opmærksom på.
Bestyrelsen har i perioden fået en del spørgsmål om, eller udstykning/opdeling af grundene, om opførelse af 2 – families huse, blandt andet fra de mange nye ejere vi har fået i år. Bestyrelsen har besvaret alle henvendelser med de i vore servitutter beskrevne bestemmelser:
– At parcellerne kun må benyttes til beboelse af ejeren, dennes familie, venner og bekendte, og kun af én familie pr parcel.
– At erhvervsmæssig udlejning, således som defineret i lov om sommerhuse og camping m.v. (sommerhusloven), ikke er tilladt.
– At grundene ikke må opdeles eller udstykkes.
– At der kun må forefindes et køkken pr. parcel.
– Det er tilladt at opføre udhus, der dog ligesom beboelseshuset – skal være godkendt af bestyrelsen for grundejerforeningen og af Odsherred kommunes bygningsmyndighed og i visse tilfælde Naturfredningsnævnet.
– At der ved enhver nybygning skal der erlægges et depositum på 5.000,00 kr. til sikkerhed for prompte og korrekt retablering af vejbane og vejrabat.
Depositummet returneres, hvis bestyrelsen skønner, at der ikke er sket skader på vejbane og vejrabat.
– At der ikke må foretages opgravning i vejene uden forud indhentet tilladelse fra bestyrelsen. En opgravningstilladelse er betinget af, at vedkommende medlem stiller et kontant depositum på kr. 5.000,00.
Depositummet gælder ikke for indførelse af Fibernet, Idet de normalt skyder fiberkablet ind fra hovednettet uden problemer.
Grøfterne
På grund af den meget store nedbørsmængde vi havde i efteråret og i de første måneder af 2020, har der været voldsomme oversvømmelser i området og især for enden af Toftevej var hårdt ramt, ligesom grøften ved Gl. Kongevej var ved at løbe over sine bredder.
Formanden var derfor rundt med Alex slamsugning for at forsøge at få renset brønde og dræn, men det var i de fleste tilfælde en håbløs opgave, selvom vi flere dage i træk forsøgte at minimere skaderne.
Bestyrelsen udsendte en opfordring til alle om at få renset deres grøfter således, at vi kunne undgå de omtalte oversvømmelser, der forårsagede skader på nogle af vores medlemmers huse.
Efterfølgende har formanden og Jan Rasmussen været rundt og indtegne alle vor drænbrønde: 14-16 stykker og har herefter bestilt Alex Slamsugning til at spule og rense alle brøndene.
Meldingen derfra er at en del af vore brønde var sandet til, hvorfor det kommer til at tage tid for at få løst problemet og af samme årsag kommer det desværre også til at være bekostelig. Indtil nu 25.000,00 kr.
De grundejere, der ikke har renset deres grøfter, har fået besked fra bestyrelsen om, at oprensningen skal være foretaget senest den 31. august i 2020. Hvis ikke dette sker vil bestyrelsen kontakte kommunen og bede dem om at foranledige at grøfterne bliver oprenset for ejernes regning.
Spørgsmål/indlæg
TO57 spørger hvordan man renser sine grøfter korrekt.
Formanden svarede, at det ikke står nedskrevet, hvor bredt og hvor dybt, man må grave, men at vandet skal kunne løbe frit.
Gl. Kongevej 20, vores tidligere formand, anførte, at man ikke må ændre vandløbet, og at man ikke må grave dybere end at hældningen stadig bevares. Man skal rense så meget, at vandet igen kan løbe. Små planter må gerne vokse dér af hensyn til biodiversiteten.
SY40 nævnte, at vandet i grøfterne i vores nabogrundejerforeninger løb fint, hvilket nok skyldes, at grøfterne ligger dybere.
Kongelejren
Bestyrelsen har modtaget mange klager over det høje støjniveau, der har været når lejren lejer ud til bryllupper og andre store arrangementer.
Vi har været i dialog med bestyrelsen for Kongelejren og har rette henvendelse til dem ved adskillige lejligheder, hvor støjniveauet har været langt over det acceptable.
Dialogen med Kongelejren har medført, at de har installeret et system med støjbegrænsning således at problemerne nu skulle være løst.
Spørgsmål/indlæg
TO29, der er nabo til Kongelejren oplyser, at de så sent som d. 19. juli har oplevet støjproblemer til kl. 5 om morgenen. Måske tager gæsterne selv musikanlæg med?
Formanden lovede at tage sig af problemet med det samme. Der er i skrivende stund allerede skrevet til lejren.
Britt Heinzmann SY82 foreslog, at man i sådanne tilfælde ringer til politiet. Ikke med forventning om, at de kommer og stopper festen, men for at få anmeldelsen registreret.
Negative renter/bank og forsikringer
Problematikken vedrørende negative renter har betydet, at vi har skiftet tilbage til Danske bank, og derved undgår at skulle betale negative renter på vores indestående i Danske Bank.
Vi har beholdt Spar Nord som reserve og her skal vi betale negative renter 0,7 % for vort indestående som vi også skal i Danske Bank når beløbet overstiger 200.000,00 kr. I Spar Nord skal vi betale for hele beløbet, som det også vil fremgå af regnskabet.
Samtidig har vi skiftet til Tryg forsikring (gennem Danske Bank) og derved sparet 50 % på vores forsikringer (bestyrelsesansvarsforsikring og ansvarsforsikring for besøgende i området)
Herefter blev bestyrelsens beretning godkendt med applaus.
Ad 4. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse
Kasseren fremlagde den udsendte regnskab, der herefter blev godkendt af generalforsamlingen.
Ad 5. Bestyrelsens forslag til budget og kontingent for det kommende år 2021
Kasseren fremlagde forslaget.
Spørgsmål/indlæg
TO57 anførte at indtægterne fra vejbidraget fra øverste del af Syrenvej ikke var med i budgettet, hvortil kasseren svarede, at dette bidrag først var kommet efter budgettet, var udsendt, men at det vil blive indsat næste år
Gl. Kongevej 38: foreslog at løbende oprensning af brønde og dræn lægges ind i budgettet hvert 2. år. Hvortil formanden svarede, at bestyrelsen allerede har lavet aftale med Alex Slamsugning om rensning hvert 2. år, og at det er medtaget i budgettet.
Gl. Kongevej 28: vi skal ikke spare penge op, men have et fornuftigt niveau i økonomien. Hvor synes bestyrelsen dette niveau ligger?
Formanden svarede, at bestyrelsen vil bestræbe sig på at holde et niveau, hvor der altid er penge nok til at betale regninger, til evt. at bekoste en retssag, hvis der skulle opstå behov herfor i forbindelse med ulovlig opdeling af grunde, udlejning og bygninger.
SY80 anførte, at der må indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, hvis vi skal bruge mange penge på en enkelt opgave.
Formanden svarede at det er en selvfølge, idet det er beskrevet i vore vedtægter.
Budgettet og kontingentet for 2021 blev vedtaget med uændret kontingent.
Ad 6. Indkomne forslag
Der var ikke indkommet rettidige forslag, men bestyrelsen ønskede at fremlægge et oplæg til en omfattende vedligeholdelse af den eksisterende bro.
Bestyrelsen vil arbejde videre med projektet, hvis generalforsamlingen giver bestyrelsen bemyndigelse hertil. Herefter vil planen være at bestyrelsen indhenter detaljerede oplysninger om konstruktionen af broen samt fremkomme med et specificeret tilbud til næste generalforsamling.
Broen er i dag med de foranstaltninger, vi tidligere har foretaget, med opbygning af større værn mod storme, med store sten ved til- og afgangen fra broen:
60 meter lang
1,5 meter bred med
480 stk. trykimprægnerede terrasebrædder
Understøttet af strøer
Placereret på 18 kloakringe.
Vi har i mange år talt om at bygge en ny bro og der har gennem tiderne været indhentet forskellige tilbud.
Efter de mange reparationer bestyrelsen har foretaget i år på grund af hærværk, ujævnheder og udskiftninger af defekte brædder, har vi igen drøftet mulighederne for at forbedre den gamle bro med en ny konstruktion.
Bestyrelsen foreslår, at cementfundamenterne i form af kloakringene bibeholdes, og at der ovenpå disse placeres en stålramme og vanger af galvaniseret stål med rækværk og trægulv. I samme forbindelse forstærkes tilgange og afgange fra broen med yderlige kampesten, for at sikre broen mod de mange storme, vi forventer og den højere vandstand.
Formanden har indhentet et forhåndstilbud og prisen vil være ca. 200.000,00 kr. Midlerne hertil skulle vi, alt andet lige, have næste år eller senest året efter.
Vi har gennem tiden brugt mange penge og meget tid på at vedligeholde broen, hvorfor bestyrelsen finder, at vi nu må beslutte en mere permanent løsning.
Spørgsmål/indlæg
Herefter fulgte en god debat med mange indlæg, som bestyrelsen tager med i overvejelserne. Bl.a. at se på, hvordan andre broer i området er lavet, til at tage hensyn til vandgennemstrømning, til at tage forhåndskontakt til kommunen og myndighederne i øvrigt, for at sikre os, at alle krav overholdes.
Bestyrelsen svarede hertil, at alle forhold vil blive undersøgt, og formanden understregede, at vi ikke bygger en ny bro, men udbedrer den gamle, således at vandgennemstrømningen ikke ændres, da cementrørene ikke fjernes eller flyttes.
Generalforsamlingen gav bestyrelsen opbakning til at gå videre med planerne, som kan forelægges på næste års generalforsamling.
Forslag modtaget efter tidsfristens udløb
I forbindelse med GF 2020 foreslås følgende:
Det foreslås at foreningen indhenter 3 uafhængige tilbud vedrørende samlet kloakering af foreningens grunde.
Dette for at minimere den enkelte grundejers udgift i forbindelse med etablering af stikledning, mv.
Bestyrelsen eller en af GF nedsat ad hoc gruppe påtager sig dette arbejde.
Arbejdet består i:
Beskrivelse af projektering af hvor mange stikledninger det drejer sig om.
Indhentning af tilbud.
Styring af projektet under vejs – eventuelt i form af samarbejde med
bygherre /VVS-entreprenør.
Kommunikation med bestyrelse, kommunen o.a. interessenter.
Andet?
Forslagsstiller: John og Lene Hansen Gl. Kongevej 16
Rie Fridorf (tidl. bestyrelsesmedlem) Gl. Kongevej 14
Da forslaget var fremsendt for sent, kunne det ikke behandles på generalforsamlingen, men formanden anførte, at det tidligere har været foreslået at nedsætte en ad hoc gruppe, og at man vil tage det op igen, når vi har en nærmere dato for kloakarbejdets udførelse.
Formanden lovede, at der vil blive indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, når vi ved, hvornår kloakeringen bliver aktuel.
Ad 7. Valg til bestyrelse
Lone Christoffersen blev genvalgt
Jan Rasmussen blev genvalgt
Begge uden modkandidater.
Ad 8. Valg af suppleant til bestyrelsen
Bo Friis blev genvalgt uden modkandidat.
Britt Heinzmann blev genvalgt uden modkandidat.
Ad 9. Valg af revisorer
Line Groth Andersen blev genvalgt uden modkandidat
Kirsten Rasmussen blev genvalgt uden modkandidat.
Valgene blev applauderet.
Ad 10. Eventuelt
SY80 foreslog, at generalforsamlingen næste gang kobles op på netværk, så man kan følge med hjemmefra.
Den megen tang på stranden blev nævnt af flere som et stort problem. Desværre må vi ikke fjerne den, da det er fredet område. Bestyrelsen vil kontakte kommunen, for at høre om vi kan gøre noget ved problemet.
Gl. Kongevej 40 Foreslog, at vi laver en velkomstbrochure med alle nyttige oplysninger til nye medlemmer. Skal selvfølgelig være i en god tone. Han og bestyrelsen arbejder videre med dette.
SY15: Løse hunde er et problem for vores vilde dyr. De holdes generelt i snor på fællesområderne, men hvad gør vi, når de løber ind på andres grunde? Dertil svares, at det er hundeejerens opgave at holde hunden på egen grund.
SY17: De meget store træer på den anden side af grøften på Gl. Kongevej er ved at vælte, da nogle har rødder nede i eller tæt på grøften. Der er fare for, at de vælter ned i vores område, hvorfor det bliver en udgift for os.
Peter Brønd – Syrenvej 80 informerede om et projekt med pleje af det fredede lyngområde indenfor broerne. Man søger, som forsøg, frivillige til manuelt at optage uønskede vækster i lyngen, såsom fyr, gyvel, birk m.v.
Peter oplyser at han har fået en gyveloptrækker til udlån som kan bruges, hvis der er nogle, der kunne tænkes at være med i dette arbejde. Interesserede bedes skrive en mail til Peter. Det drejer sig om en speciel tilladelse, og ingen andre må fjerne planter fra stedet pga. fredning.
Herefter takkede formanden dirigenten for en glimrende indsats, og bestyrelsen for deres store engagement og årets arbejde samt forsamlingen for en god generalforsamling. med en meget positiv tone og stort engagement. Ligeledes applauderet.
Lisbeth Stilling Bo Friis
Referent Dirigent
Jørgen Christoffersen
Formand